عصر ارتباطات

  سال میلادی ٢٠٠٧ از سوی انجمن بین المللی روابط عمومی به عنوان سال "اخلاق در روابط عمومی" نامگذاری شده بود. به این معنا که روابط عمومی ها به معیارها، استانداردها و ارزش های اخلاقی بیشتر توجه و تاکید کنند. در پایان این سال سئوال این است که: روابط عمومی های سازمان های ایرانی تا چه اندازه به این موضوع مهم و محوری در روابط عمومی توجه کرده اند و فعالیت های خود را در راستای این موضوع سازماندهی و عملی کرده اند؟
شاید بهتر است این سئوال پرسش شود که: "اخلاق در روابط عمومی یعنی چه؟". به جرات باید ادعا کرد که متاسفانه بخشی اساسی از روابط عمومی ها حتی در طول سال گذشته فرصت نیافته اند و یا سئوال نکرده اند که معنا و مفهوم اخلاق در روابط عمومی چیست؟
با چنین پیش فرضی است که به این سئوال توجه شده است. "اخلاق در روابط عمومی یعنی چه؟".
برای این منظور باید پرسش کرد که روابط عمومی: چه مسئولیتی در برابر جامعه خود دارد؟ چه مسئولیتی در برابر مردم خود دارد؟ چه مسئولیتی در برابر سازمان خود دارد؟ چه مسئولیتی در برابر مخاطبان خود دارد؟ و چه مسئولیتی در برابر مشتریان خود دارد؟ تا اخلاق در این حوزه معنا شود.
در واقع اگر روابط عمومی را علم مدیریت ارتباطات سازمانی بدانیم متوجه خواهیم شد که بحث ارتباطات بدون اخلاق و اعتماد بی معنا و بی مفهوم است، لذا روابط عمومی بدون اخلاق بی معنا و مفهوم است و به کارگیری معیارها و استانداردهای اخلاقی است که کارکرد ارتباطی آن را معنا می بخشد.

کارشناسان روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود.

از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست. از مزیتهای مجلات الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد.

طراحی و تهیه بروشورها، گزارشهای آماری، نشریات درون سازمانی و یا برون سازمانی و... را براحتی می‌توان از طریق اینترنت و یا اینترانت و یا cd منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتی شما می‌توانید هزینه چاپ، طراحی، کاغذ و... را با الکترونیکی شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!

ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت و cd محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولی هزینه ایجاد صفحات الکترونیکی بسیار پائین است.

مطالب چاپ شده را به سادگی نمی‌توان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است. نگهداری مطالب چاپ شده نیاز به فضای بیشتری دارد و... یا از طریق نظرسنجیهایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه‌های آماری و اعزام پرسشگران آموزش دیده‌است در روابط عمومی الکترونیک می‌توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگی و کمترین هزینه جمع آوری کنید.

در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود.

فرض کنید بسیاری از سازمانهای رسمی کشور، دارای ساختمانهای متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید.

از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی‌های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.

با وجود چنین ابزاری است که مردم می‌توانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده‌است.

غایت بحث راه اندازی روابط عمومی الکترونیک در ایران، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و حتی بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد

روابط عمومی الکترونیک

نحوه ی بکارگیری فنآوریهای جدید ارتباطی و شیوه‌های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته‌های مخاطبان بطور لحظه‌ای به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.

روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهای رایانه‌ای اطلاق می‌شود.

اطلاع رسانی ، سنجش افکار عمومی ، سخنگوی سازمان ، نشر اطلاعات در نخستين گام ورود به حوزه شناخت روابط عمومی ضروری است به بيان تعريفی از آن بپردازيم تا با برداشت و نقطه نظر مشترکی در اين رشته دست يابيم. در اينجا جهت رعايت اصل فشردگی و اختصار در بيان مطلب به بيان دو تعريف زير می پردازيم.

1 - تعريف مفهومی روابط عمومی

روابط عمومی عبارت است از ، آن بخش از مسئوليتها و وظايف ارتباطی مديريت سازمان که از طريق آن مديران می کوشند برای دستيابی به اهداف سازمانی با محيط خود سازگار و هم صدا شده يا در صورت نياز در محيط تغييرات مطلوب ايجاد نموده و شرايط محيط را به شرط مساعد بودن استمرار بخشد.

2 – تعريف کاربردی روابط عمومی

روابط عمومی عبارت است مديريت ارتباطات يک سازمان با مخاطبان آن.
در تعريف کاربردی روابط عمومی از کلمه مخاطب استفاده گرديده است که ضروری است معنی و مفهوم آن در روابط عمومی بيان و روشن شود ، کلمه مخاطب مدتهاست که برای همه کسانی که در حوزه های پژوهشی و عملی روابط عمومی و ارتباطات به کار مشغولند کلمه آشنايی است. اين کلمه در ارتباطات به کار مشغولند کلمه آشنايی است . اين کلمه در ارتباطات به جای گيرنده پيام به کار گرفته می شود، در حالی که در روابط عمومی معنی وسيع تری از مخاطب استنباط می گردد.

وظايف اصلی روابط عمومی

1 –  اطلاع رسانی 

الف) جستجو ، جمع آوری ، طبقه بندی ، تجزيه و تحليل ، نتيجه گيری و ارائه پيشنهادی کارشناسانه ، اخبار ، اطلاعات ، گرايش ها و رويه ها از محيط خارج و داخل سازمان و اطلاع آن به مديريت سازمان.

ب) جمع آوری اخبار ، اطلاعات ، عملکرد ها ، برنامه ها و ديدگاههای سازمان و مديريت سازمان و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعی ، گروهی و فردی به عموم مردم و مخاطبان ويژه سازمان.

2 –  تبليغ و ترغيب

دومين وظيفه روابط عمومی ها ترغيب ، تشويق ، مجاب سازی ، متقاعد سازی و انگيزه دهی است. اين وظيفه فنون و شيوه خاص خودش را دارا ست . کارشناسان روابط عمومی با بهره گيری از يافته های روانشناسی ، روانشناسی اجتماعی ، هنر و مهارتهای ديگر علوم رفتاری از اهداف سازمانی ، برنامه ها و کالا ها و خدمات خود تبليغ می نمايند.

3 -  مشارکت جويی

اينگونه اقدامات در سازمانها زمينه های مناسب برای مشارکت همه عناصر در رسيدن به اهداف سازمانی و احساس تعلق در کارکنان و مشتريان به منظور جلب حمايت آنان ايجاد می کند.

4 – هم گرايی و بهينه سازی امور

روابط عمومی بايد به طور مستمر از طريق فعاليت های پژوهشی و افکار سنجی ، خواست ها ، علائق ، نيازها و گرايش های مخاطبان سازمان و افکار عمومی جامعه ، در زمينه کار خود را سنجيده و آن را به اطلاع مديريت سازمان برسانند و با اقدامات تصميم سازی ، امکان تصميم گيری درست را از سوی مسئولين فراهم سازند و موجبات بهينه سازی سياست ها ، روش ها و رويه ها را ممکن گردانند.